Ratkaise ongelmia työyhteisön voimin

Jatkuva parantaminen on koko henkilöstön yhteinen toimintatapa mukavamman ja sujuvamman työympäristön luomisessa. Henkilöstötalo tarjoaa Jatkuvan parantamisen projekteja työyhteisöille.

Toistuvista pienistä puutteista työpaikalla kasvaa ennen pitkään suuri ongelma, ja siksi pienikin parannus kannattaa toteuttaa. Puutteet nousevat esiin käytönnön työssä ja useimmat voidaan korjata välittömästi.

Jatkuva parantaminen lähtee omasta työstä ja siitä, että tekijä itse on työnsä paras asiantuntija. Työporukka pystyy itse ratkaisemaan monet haasteet työpaikalla.

Jatkuvan parantamisen tavoiteet

Tavoitteena on, että työntekijät tai työporukka

  • ideoivat ja kirjaavat ehdotuksia JP-lomakkeilla
  • jatkojalostavat ideoita yhdessä
  • tekevät päätöksen toteuttamisesta ja toteuttajista
  • toteuttavat itse kaikki mikä on mahdollista
  • valvovat ja seuraavat yhdessä toteutuksia

Johdon käsittelyyn ohjataan ainoastaan selkeät isompia satsauksia, riskejä ja tuottoja tuovat ideat.

Kuka osallistuu?

Jokaisella on oikeus ja velvollisuus tehdä JP-kehitysehdotus havaitessaan työssään tai työympäristössään sellaisia ongelmia, joista ”asiakas ei ole valmis maksamaan” tai jotka
työntekijästä tuntuvat hankalilta.

Ajatuksena ei ole repiä tuottavuutta kenenkään selkänahasta, vaan poistaa turhaa työtä ja esteitä työn kehittämisestä.

Jatkuvan parantamisen toteutus

Jatkuva parantaminen toteutetaan kehitystaululla ja kehityslomakkeilla. Työntekijä täyttää havaitsemastaan ongelmasta tai keksimästään ideasta lomakkeen, jonka esittää taululla. Taululla työporukka tutustuu ehdotukseen ja keskustelee toteutustavasta.

Lomake

Jatkuvan Parantamisen idealomakkeita

Lomakkeeseen kirjataan

  • Ongelma tai idea
  • Esittäjän nimi
  • Päivämäärä
  • Työvaihe, jossa ongelma syntyy

Lisäksi lomakkeessa arvioidaan toteutuksella saavutettavat hyödyt. Pienikin hyöty on merkittävä.

Tarvittaessa lomakkeeseen voidaan laskea myös parannuksella saavutettavat taloudelliset säästöt.

Taulu

Lomakkeet viedään taululle. Työporukka tutustuu ehdotukseen ja keskustelee siitä. Taululta voidaan seurata ehdotusten aikataulutusta, toteutusta ja toimenpiteiden valmistumista.

Toteutusaikataulun suunnitteluun osallistuu koko työporukka. Jokaisella on tasapuolinen oikeus vaikuttaa lopputulokseen.

Kaikkia kehitysideoita ei aina kyetä toteuttamaan heti, vaan joskus tarvitaan esim. monien henkilöiden mielipidettä, hyväksyntää tai hankkeeseen saattaa liittyä materiaalin hankintaa.

Ratkaisujen läpivienti

Toteutukset ovat JP-toiminnan suola. Kun toteutuksesta ja tarvittavista toimenpiteistä on sovittu, laitetaan toteutus vireille mahdollisimman nopeasti.

Toiminta

Toteutukset kuuluvat kaikille. Jokainen osallistuu kykyjensä mukaan, koska kaikilla on jotain sellaista osaamista, mitä ei ole työporukan muilla jäsenillä.

Toteutusten tulisi olla luonteeltaan halpoja, “lähes ilman investointeja”.

Myös virheet sallitaan ja niistä opitaan.

Valmistuminen

Idea merkitään valmistuneeksi

Onnistumiset ovat palkitsevia yhteisölle, ja konkreettiset parannukset näkyvät ja tuntuvat hyvältä.

Valmistuneet lomakkeet skannataan taululta serverille, kun toteutetut ehdotukset ovat olleet taululla riittävän kauan. Ehdotukset numeroidaan ja lajitellaan ryhmittäin serverille.

Valmistuneiden ideoiden taulusarakkeeseen tulevat myös sellaiset ideat, joita ei toteuteta. Kehitysehdotukseen on varattu tila niille perusteluille, jotka estävät toteutuksen. Näin jokaiseen ongelmaan ja ehdotukseen saadaan vastaus.

Palkitseminen

Työntekijä on saanut kunniakirjan

Kun idea on toteutettu, on palkinnan aika.

Hyvät, toteutuskelpoiset ja oikein esitetyt ja arkistoidut ideat palkitaan harkinnan mukaan esimerkiksi leffalipuilla, viinipullolla tai lahjakorteilla.

Erikseen palkitaan huippuhyvät ideat, jotka tuottavat merkittävää taloudellista hyötyä.

Jatkuvan parantamisen käyttöönotto

– Projektin kesto noin muutama kuukausi (3–4 kk)

– Mukana eri henkilöstöryhmien edustajat sekä ulkopuolinen konsultti (jäänsulattaja)

– Projektipalavereja noin 2–6 kpl

– Projektin kokonaishinta noin 5 000–10 000€